Repérer ce qui mérite d'être automatisé

Une journée de Léa

Léa vend des affiches personnalisées en ligne. Environ 300 commandes par mois, toute seule. Un mardi de janvier, elle a noté tout ce qu'elle faisait, minute par minute. Le résultat l'a un peu vexée :

Presque deux heures et demie par jour de travail que Léa décrit elle-même comme "du travail de robot". Aucune de ces tâches ne demande son talent. Toutes lui prennent son temps. Ce cours va suivre Léa d'un bout à l'autre : à la fin de la partie 5, ces cinq lignes tourneront toutes seules, avec elle en superviseure plutôt qu'en exécutante.

Avant d'ouvrir n8n, il faut apprendre à regarder ton activité comme elle a regardé la sienne. C'est l'étape que tout le monde saute, et c'est pour ça que tant d'automatisations finissent à la poubelle : elles automatisent la mauvaise chose.

Les quatre critères d'une tâche automatisable

Une tâche est une bonne candidate quand elle coche ces quatre cases :

• Elle se répète à l'identique, ou presque. Recopier une commande dans un tableur suit exactement les mêmes gestes à chaque fois. Négocier un tarif avec un imprimeur, non.
• Tu peux la décrire avec des règles. "Si l'email contient un numéro de commande et le mot remboursement, alors il va dans le dossier SAV." Si tu peux l'expliquer à un stagiaire en dix phrases du type si/alors, une machine peut le faire.
• Les entrées et les sorties sont numériques. Un email, une ligne de tableur, une commande dans une boutique en ligne : parfait. Emballer un colis : non, il faudra toujours des mains (mais l'étiquette et l'email de suivi, eux, s'automatisent).
• La fréquence justifie l'effort. Une tâche de deux heures qui revient une fois par an ne mérite pas trois heures de construction de workflow. La même tâche chaque lundi, si.

Le deuxième critère a longtemps été le plus dur. "Classe cet email" était simple à dire et presque impossible à coder en règles : un client mécontent n'écrit pas toujours le mot "problème". C'est exactement ce que les modèles d'IA ont changé. Un LLM lit l'email comme un humain le lirait et le range dans la bonne case, sans que tu écrives cinquante règles. La frontière de l'automatisable s'est déplacée, et c'est tout l'objet de la partie 4. Mais retiens dès maintenant la contrepartie : un LLM se trompe parfois avec beaucoup d'assurance, donc tout ce qu'il touche devra passer par des garde-fous.

L'inventaire : une semaine de journal, pas un souvenir

Ne fais pas cet inventaire de mémoire. De mémoire, tout le monde cite les deux ou trois tâches les plus visibles et oublie les micro-tâches qui, cumulées, pèsent le plus lourd. La bonne méthode :

1. Pendant cinq jours ouvrés, note chaque tâche qui dure plus de cinq minutes. Un carnet ou une note de téléphone suffit.
2. Pour chaque tâche : durée, fréquence, et une note d'agacement de 1 à 5. L'agacement compte : une tâche détestée qu'on repousse coûte plus cher que sa durée brute.
3. En fin de semaine, regroupe les doublons et trie par temps hebdomadaire total.

Chez Léa, la surprise est venue d'une ligne qu'elle n'aurait jamais citée de tête : "répondre aux questions sur les délais de livraison". Douze fois par jour, deux minutes à chaque fois, toujours la même réponse. Presque deux heures par semaine, invisibles parce que découpées en miettes.

Les faux amis

Certaines tâches ressemblent à des candidates et n'en sont pas. Apprends à les repérer tout de suite :

• La tâche à fort jugement. Choisir les visuels de la prochaine collection se répète chaque saison, mais la valeur EST le jugement de Léa. Automatiser ça, c'est automatiser son métier, pas ses corvées.
• La tâche relationnelle. Répondre à un client furieux suit vaguement un script, mais le client sent la différence. Une réponse automatique ratée coûte plus cher que dix minutes d'humain.
• La tâche dont les règles changent tout le temps. Si le process a changé trois fois ce trimestre, tu passeras ta vie à réparer le workflow. Stabilise d'abord, automatise ensuite.

À toi

Prends ta journée d'hier et liste trois tâches que tu as faites. Pour chacune, passe les quatre critères en revue et donne un verdict : bonne candidate, candidate avec IA, ou faux ami.

Exemple de correction sur la journée de Léa : recopier les commandes = bonne candidate (répétitif, règles claires, tout est numérique, quotidien). Trier les emails = candidate avec IA (répétitif et quotidien, mais les règles pures ne suffisent pas à comprendre le ton d'un message). Choisir le visuel mis en avant sur la page d'accueil = faux ami, c'est du jugement de marque.